Kosztorys wyposażenia sklepu: jeden dokument na cały obiekt

Jak policzyć wyposażenie całego sklepu: strefy, pozycje z ilościami, wspólne partie dla jednakowych wyrobów, koszty ogólne, marża, zatwierdzenie z zamrożeniem cen, scenariusze i oferta dla klienta.

Zamówienie na wyposażenie sklepu to nie jeden produkt, ale setki: regały w sali sprzedaży, lada przy kasie, wieszaki w przymierzalniach, stojaki w witrynie. Ten sam regał stoi w trzech strefach, a w każdej z nich jest inna ilość.

Obliczanie tego w tabeli jest czasochłonne i ryzykowne. Kosztorys wyposażenia sklepu zbiera wszystko w jednym dokumencie, gdzie każda suma ma swoje źródło i nic się nie zgubi.

Gdzie znaleźć

Otwórz Costing Studio i kliknij sekcję Sklep w pasku sekcji. Adres kończy się na …/erp/pricing/costing?tab=store.

Główna idea w czterech zdaniach

Pod nagłówkiem sekcji opisano, jak jest ona zbudowana. Te cztery zasady warto zrozumieć przed rozpoczęciem pracy.

Strefy → pozycje. Sklep dzieli się na strefy, w każdej strefie są pozycje: produkty z ilościami.
Każda pozycja to zweryfikowana kalkulacja produktu. Cena nie jest wprowadzana ręcznie, lecz pobierana z gotowego obliczenia.
Identyczne produkty z różnych stref są liczone jako jedna partia. Dwadzieścia regałów w sali i dziesięć w magazynie to partia trzydziestu, a cena za sztukę będzie niższa niż dla dwóch oddzielnych partii.
Pozycje bez kalkulacji są widoczne i nie wchodzą w sumę. System nie wymyśla ceny i nie ukrywa braków.

Jest jeszcze piąta zasada: zatwierdzenie zamraża ceny. Po nim kosztorys nie zmieni się, nawet jeśli jutro podrożeje metal.

Pięć kroków

Sekcja sama pokazuje kolejność pracy za pomocą pięciu ponumerowanych kart.

Krok 1. Przygotuj kalkulacje produktów

Regał, lada, wieszak. Każdy produkt, który znajdzie się w kosztorysie, musi mieć własną kalkulację.

Można ją wykonać na dwa sposoby, a do obu prowadzą przyciski na tej stronie:

Szybka wycena (z zdjęciem) — jeśli dostępne jest tylko zdjęcie lub szkic;
Kalkulacje — jeśli dostępny jest model lub dokładny opis.

Nie trzeba mieć wszystkich kalkulacji od początku. Można sporządzić kosztorys, a następnie doliczyć brakujące.

Krok 2. Utwórz kosztorys, strefy i pozycje

Wypełnij nazwę sklepu lub projektu (np. „Sklep Kraków, Centrum Handlowe”) i klienta, a następnie kliknij Nowy kosztorys sklepu.

Następnie dodaj strefy: sala sprzedaży, kasa, przymierzalnie, witryna, magazyn. W każdej strefie dodaj pozycje z ilościami.

Pozycje można wprowadzić na dwa sposoby:

ręcznie, jedna po drugiej;
z pliku Excel lub CSV. Jeśli klient przesłał listę w tabeli, nie trzeba jej przepisywać.

Strefy są potrzebne nie tylko dla porządku. Klient często pyta: „Ile kosztuje tylko kasa?” Ze strefami odpowiedź jest gotowa.

Krok 3. Oblicz partie

System zbiera identyczne produkty ze wszystkich stref i liczy je jako jedną partię. Odzwierciedla to uczciwie proces produkcji: maszyna jest ustawiana raz dla całej ilości.

Jeśli dla niektórych pozycji kalkulacji jeszcze nie ma, są one oznaczone osobno. Można je obliczyć jednym kliknięciem bezpośrednio stąd.

Dopóki choć jedna pozycja jest bez ceny, suma całkowita jest niepełna, a system wyraźnie to pokazuje.

Krok 4. Dodaj koszty ogólne i zatwierdź

Istnieją koszty, które dotyczą całego obiektu, a nie pojedynczego produktu:

transport;
montaż;
marża;
podatek.

Dodaje się je na poziomie kosztorysu.

Gdy wszystko jest gotowe, kosztorys zostaje zatwierdzony. Od tego momentu ceny są zamrożone: kosztorys zachowuje wszystkie liczby takimi, jakimi były, i zawsze można go odtworzyć.

Dlaczego zamrażać? Między kosztorysem a rozpoczęciem prac mogą minąć miesiące. Jeśli w tym czasie zmieniła się cena blachy, a kosztorys „popłynął” razem z nią, nie będziesz w stanie wyjaśnić klientowi, dlaczego suma jest inna.

Krok 5. Scenariusze i oferta

Klient prawie zawsze pyta: „A co, jeśli taniej?” lub „A co, jeśli lepiej?”.

Kosztorys można rozgałęzić na scenariusze. Na przykład, ekonomiczny z prostszych materiałów i premium z droższych. Są one wyświetlane obok siebie, a różnica jest widoczna.

Z wybranego scenariusza tworzony jest dokument dla klienta — oferta. Klient otrzymuje ją i podejmuje decyzję.

Wersje

Kosztorys ma wersje. Klient poprosił o usunięcie witryny i dodanie jeszcze jednej kasy? Tworzona jest nowa wersja, a poprzednia pozostaje.

Dwie wersje można porównać: co dodano, co usunięto, jak zmieniła się suma.

Dzięki temu zawsze masz odpowiedź na pytanie „a co było w pierwszej wersji?”.

Przeliczenie

Jeśli ceny materiałów zostały zaktualizowane, a kosztorys nie został jeszcze zatwierdzony, można go przeliczyć według nowych cen. Zatwierdzony kosztorys nie jest przeliczany: właśnie dlatego jest zamrażany. Aby zaktualizować ceny w zatwierdzonym kosztorysie, utwórz nową wersję.

Jak to się łączy z resztą

Costing Studio dostarcza ceny, stawki i modele czasu, z których obliczana jest każda kalkulacja.
Zapytania klientów — tam trafia oferta i tam widać, czy klient ją otworzył.
Zlecenia produkcyjne są tworzone z zatwierdzonego kosztorysu, gdy klient powiedział „tak”.

Typowy porządek pracy

Otrzymaj od klienta listę wyposażenia według stref.
Utwórz kosztorys z nazwą obiektu i klientem.
Zaimportuj listę z pliku lub wprowadź ręcznie.
Oblicz brakujące kalkulacje.
Sprawdź, czy żadna pozycja nie pozostała bez ceny.
Dodaj transport, montaż, marżę i podatek.
W razie potrzeby utwórz scenariusze ekonomiczny i premium.
Zatwierdź kosztorys.
Utwórz i wyślij ofertę.

Często zadawane pytania

Suma całkowita jest mniejsza, niż się spodziewałem

Sprawdź, czy nie ma pozycji bez kalkulacji. Nie wchodzą one w sumę i są pokazane osobno.

Dlaczego ten sam regał w dwóch strefach ma taką samą cenę za sztukę?

Ponieważ jest liczony jako jedna partia dla całej ilości. Jest to korzystniejsze niż liczenie stref osobno.

Klient zmienił listę po zatwierdzeniu

Utwórz nową wersję kosztorysu. Zatwierdzona pozostanie w historii.

Ceny materiałów zmieniły się, a kosztorys nie

Jest zatwierdzony, a zatwierdzenie zamraża ceny. Dla nowych cen potrzebna jest nowa wersja.

Czy można załadować listę z tabeli klienta?

Tak, z pliku Excel lub CSV. Po imporcie sprawdź, czy wszystkie pozycje zostały dopasowane do Twoich produktów.